あれ!?湯たんぽの季節じゃない???

会社の業務をこなす上で大切にしていること

職場のデスク

皆さん、お仕事する時ってどんなことに気を付けてますか?

人とのコミュニケーション、タスクの効率化、残業抑止、品質の高い成果物…

全部大事ですが、オパールが丸18年働いて染みついた「仕事で意識していること」をお話ししていこうと思います。

仕事をこなす上で最低限気を付けていること

ある程度、下っ端から管理職まで経験しました。

オパール

入社当時は短大卒の20歳。

右も左も分からず、先輩や上司に教えてもらうことを精一杯メモし、社会人という新鮮な経験が楽しくて同僚と退社後も勉強していました。

その当時はまだペーパーレスが行き渡っておらず、紙にメモをしていた時代。

お客様情報を取り扱う会社なので、お客様情報が記載された紙は専用の区域内でしか扱われず、外部への持ち出し厳禁という環境でした。

自分でできることは全てやり尽くせ

新しく起ちあがった拠点での業務だったため、他拠点からヘルプに来られた先輩方から様々な仕事を教えてもらいました。

下っ端の仕事を半年ほど頑張っていた頃、もう一段階上の仕事をしてみないか?と声がかかります。

その仕事は多岐に渡り、毎日新しい案件が湧いてくる状況。

自分なりに調べながら、分からないところは都度先輩に確認しながら仕事を進めます。

ある程度やり方を教えてもらったら、「もしかしてこの方法かも?」「この部署ならこの業務を把握しているかも」など見当が付けられるようになってきました。

ある日先輩から「オパールちゃんは調べること全部調べてから聞きに来てくれるから、指示出すこと何もないよ~」と言ってもらうことができました。

オパール

これは、10年以上たった今でも嬉しくて覚えている言葉です。

全て1人で抱え込まない

業務を1人がこなせるキャパシティは、人それぞれではありますが決まっています。

無茶な状況になっても周りにヘルプを出せなくなると危ないです。

原因はいろいろ…自分の力を過信することでもそうですし、周りが忙しそうだからと遠慮してしまうなどがあるでしょうか。

期限ギリギリになっても手が付けられておらず、最終的にはお客様に迷惑がかかってしまう事態に繋がります。

もちろん上司が1人1人の状況を把握し、仕事を采配してくれるというのも解決策のひとつではあります。

しかし、アラートはきちんと出さないと自分だけの問題ではなくなってしまうということを忘れてはいけません。

人の目を見て話を聞く

これは上司を見ていて「気を付けなければ」と思ったことです。

管理者の仕事は、それはもう多岐に渡ります。

お客様の対応、クライアントとの報告会準備、下っ端さん達のシフト作成や労務管理…

どれも軽視できるものではありません。

そんな中で部下や同僚から「ちょっと質問いいですか」と来られた時に取る態度が、イライラしていたり…ため息をつきながらだったり。

オパール

パソコン画面を見たままで、聞いてくれてるのか分からなかったら、怖いですよね。

現在は下っ端ですが、業務としては責任ある仕事を任されており、性質上たくさんの方が質問や相談に来られます。

忙しくても、まずは顔を見て受け答えしようと意識しています。

本当に忙しくて手を止められない時は「耳だけでもいいかな?」と確認を取っています。

見て見ぬふりをしない

当たり前のことですが、組織だとこれをやる人が結構います。

組織全体に飛んできているメールなのに、誰1人動いてない状況とかあります。

金曜に申請したメールが、その日の遅い時間に不備で差し戻されたとします。

私は17時退勤なので、それに気づけるのは月曜の朝。

私の勤務先は年中無休で稼働。

土日の間に誰かが気づいて対処すべきですが、月曜朝までノータッチなんてよくあります。

結局相手(お客様)があってのことなので、着手が遅れるのはお客様の迷惑になり、会社のイメージダウンに繋がります。

さらにできていると後々ためになること

オパール

ここから先は、意識してできていたらさらにいいな~と思う仕事のやり方です。

データ集めは毎日の習慣に

突然、自分しか把握していない業務を人に託すことになった場合を想定してください。

  • 工程は?
  • マニュアルは?
  • 1件あたりこなすのにかかる時間は?
  • 1日どれくらいのボリューム?1週間では?1ヶ月では?
  • それに割くべき人員は?何人いれば回せる?

上司に、突然これらを聞かれて答えられるように備えていますか?実際に聞かれたことはありませんか?

オパールはあります。

職種や業界にもよると思いますが、それを答えるためには記録と分析が必要です。

毎日の業務をこなしつつ記録しておかないと、1からデータを集めて分析から始めないといけません。

データさえ毎日少しずつ記録しておけば、分析に時間をもらうだけで答えられます。

オパール

上司から「そんな情報集めて役に立つ?無駄じゃないか?」という目で見られていたこともありましたが、クライアントとの報告会前に決まり悪そうに「あの件のデータって取ってたりする?」とアテにされたこともあります。

自分の身を守るためでもあるし、広い視野で見ると会社のためでもあります。

新しい仕事を落とされる時もその先を見据える

すでにマニュアルがある仕事ならいいのですが、マニュアル化するほどでもないと判断されて作成されていない業務もあります。

そういった仕事を落としてもらうとき、パソコン操作が必要なものであれば、説明を聞き、操作をしながら画面のキャプチャを取っておきましょう

ざっくりでもマニュアルにキャプチャを入れて作ることで、次にその仕事を任された人が効率的に作業を始められます。

無いことにされている仕事で圧迫されてませんか?

「業務」と呼べるほどのことじゃないから、と思ってやってる仕事ってありませんか?

でもそれってチリも積もればなんとやら…ですよね。

やらなくても問題ない作業・業務じゃないのであれば、それは立派な業務です。

それもきちんとデータとして残しておくと、後々それを引き継いだ人のためになります。

断る勇気を持つ

闇雲に仕事を請け負っては、自分が潰れるだけです。

相談に来られた際、「これは〇〇部署の△さんに聞けば分かるよ」とアドバイスに留め、実際の確認は本人にさせましょう

オパール

「聞いてあげるよ!」なんて言わなくて大丈夫。

本人の成長になりませんし、そういった小さな仕事を請け負うことで自分の仕事の手が止まるからです。

たまにそういう手法で仕事をやらせようとする人もいるのでご用心。

アンテナを張っておく

会社内でもそうですし、お客様からの要望に傾向が見られるようであれば、トレンドとして上司に報告すると有り難がられます。

常に分析してる人にはトレンドは大事な情報ですから、アンテナは張っておいて損はないと思います。

当たり前のことを当たり前に

なんだか偉そうに書きましたが、決して自分は仕事がデキると驕っているワケではありません。もっとエクセル関数?VBA?とか効率化の為に学びたいことは山ほどあります。

また、あなたの職種では参考になることは無かったかもしれません。

それに立場や関係性によっては、どうしてもこれを実行できない状況もあるでしょう。

なのでできる範囲でいいと思います。

少しでも快適に業務が出来るように、視点を変えてみる。

私も日々「どーにかならないかなぁ?!」と頭を抱えながら試行錯誤しています。

当然、毎日キャパいっぱいまで仕事や作業を詰め込んだりしませんよ!8割くらいで、2割は緊急時に対応できる余裕を残してます。

オパール

一緒に頑張りましょう!!

オパール

それではまたお会いしましょう!
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